In de hele onderneming

De telefoon gaat over, misschien bij de receptie, een verkoopmedewerker of het directiesecretariaat. Zodra de telefoon overgaat, verschijnen de naam en het bedrijf van de beller op het scherm. U weet wanneer het laatste contact met de klant heeft plaatsgevonden en u kunt bijv. de vraag naar de lopende bestelling op de juiste wijze beantwoorden.

Hoe werkt het?

De CRM-software verzamelt als centraal platform alle informatie. Nieuwe informatie wordt per klant gerangschikt. Telefoontjes, e-mails, afspraken, projecten, bestellingen, verjaardagen, lievelingskleur en alles was ook maar relevant is. Zo onderhoudt elke medewerker de volledige, chronologische klantendossiers, het hart van de CRM-software. Geen informatie gaat meer verloren.

De functies in detail

Cockpit

De cockpit toont alle relevante informatie in een oogopslag.
CRM-cockpit
  • De cockpit kan naar wens worden ingesteld en biedt een snel overzicht van belangrijke informatie.
  • De "ondernemingscockpit" biedt toegang tot gegevens uit de volledige gegevensvoorraad en kan deze weergeven.
  • Cockpits kunnen net als navigatoren worden opgeslagen, bijvoorbeeld voor het aanmaken van verkoop-cockpits, marketing-cockpits en support-cockpits.
  • Medewerkers leggen een eigen cockpit aan uit vele pregefabriceerde bouwstenen, zoals "Mijn gedelegeerde taken" of "Verjaardagen in de komende tijd".

Adresbeheer met integratie van social media

Alle informatie over een contactpersoon zijn door een druk op de knop paraat.
  • Niet-gestructureerde gegevens van contactpersonen worden naar de adreswizard gekopieerd en in gestructureerde adresdatasets omgezet. Na een controle op doublures wordt het adres rechtstreeks in het CRM-systeem aangemaakt.
  • Adressen kunnen worden beheerd op adrestype, bijv. bedrijfsadres of contactpersoon. Categoriseringen, klantnummertoewijzing en invoerhulpen maken eenvoudige toewijzing mogelijk.
  • Dankzij het fonetisch zoeken kunnen adressen gemakkelijk gevonden worden. Zo wordt de "De heer Meyer" van de firma "Smits B.V." ook gevonden als naar "Meijer" van Smid B.V." wordt gezocht.
  • Rechtstreeks vanuit de adresdataset kan de locatie worden weergegeven en een routeplanning worden gestart.
  • De toegang tot adressen kan naar wens worden ingeperkt, bijv. algemene toegang, gebruikersensitief volgens bepaalde deelnemers of privétoegang.
  • Door de integratie van sociale netwerken kunnen informatiebronnen als Facebook, Xing en Twitter worden benut, om bijvoorbeeld ontbrekende contactinformatie aan te vullen. De toegang tot de functies voor social media wordt verkregen door persoonlijk aanmelding in realtime.

Klantendossier

Het klantendossier toont alle gegevens in een chronologisch overzicht.
  • Het klantendossier levert alle informatie over de klant.
  • Alle vermeldingen bij een adres, zoals e-mails, afspraken, taken, documenten, bestellingen, magazijnbonnen en de volledige correspondentie worden in het klantendossier overzichtelijk weergegeven.
  • U bespaart tijd, aangezien klantinformatie gestructureerd, chronologisch en in alle afdelingen van de onderneming beschikbaar is.
  • Vanuit het klantendossier kunnen overige vermeldingen opgesteld en bestaande verwerkt worden.
  • Meteen als de telefoon overgaat, heeft de medewerker alle informatie over de contactpersoon bij de hand.

Telefoongesprekken

In de telefoonnotitie bevindt zich alle informatie over de beller.
  • Met een muisklik brengt u de gewenste telefoonverbinding tot stand.
  • Bij inkomende gesprekken wordt een telefoonnotitie geopend of het bijbehorende klantadres.
  • Telefoonnummers kunnen via een externe adressendienstverlener automatisch gecontroleerd worden als deze in CAS genesisWorld nog niet bekend zijn. Adressen van de adressendienstverlener kunnen indien gewenst als dataset worden aangemaakt in CAS genesisWorld en aan de telefoonnotitie worden gekoppeld.
  • De gespreksduur wordt automatisch vastgelegd.
  • Door bel- en terugbellijsten gaat geen contact meer verloren.

Module teamWorks: intranet en ondernemingsportal

Een centrale kennisdatabase wordt met de module teamWorks omgezet.
  • De optionele module teamWorks coördineert het informatiebeheer in de onderneming door kennis op te slaan, te verdelen en aan verschillende afdelingen en medewerkers ter beschikking te stellen.
  • De medewerkerlijst levert alle informatie over contactgegevens, verantwoordelijkheden, verjaardagen en bekwaamheden. U weet niet hoe de nieuwe medewerker er uit ziet, waar hij zit of wat zijn telefoonnummer is? Met teamWorks weet u het via een druk op een knop.
  • Een persoonlijke startpagina toont bijv. ondernemingsnieuws, afspraken en uit te voeren taken in één oogopslag.
  • Het "mededelingenbord" en discussieforums maken uitwisseling van informatie tussen collega's mogelijk.
  • Ondernemingsprocedures worden gestandaardiseerd, bijv. het vakantiebeheer.
  • Met de CRM-software werkt teamWorks nauw samen. De informatie uit beide oplossingen wordt in een gemeenschappelijke database opgeslagen en kan zowel door teamWorks als door CAS genesisWorld worden benut.

Afspraken

Afspraken worden overzichtelijk weergegeven, bijv. in de weekview.
  • Afspraken zijn te zien in een dag-, week- of maandweergave.
  • Een team- en resourcekalender toont de door collega's geblokkeerde data of bijv. bezette cursuslokalen.
  • Er kunnen herhalingsafspraken, afspraken voor de hele dag en groepsafspraken worden aangemaakt.
  • U zoekt, ondersteund door een wizard, naar beschikbare tijden voor afspraken met meerdere medewerkers en resources (vergaderruimten, poolvoertuigen, beamers, enz.).
  • Afspraken worden verzet door slepen en neerzetten naar een nieuw tijdvenster.
  • De overlappingscontrole geeft overlappende afspraken aan.
  • Een alarmfunctie voor de afspraak kan worden ingesteld, evenals berichtgeving bij nieuwe afspraken. Als meerdere deelnemers zijn ingevuld, kan elke deelnemer de alarmering voor zichzelf persoonlijk instellen en wijzigen.
  • Afspraken kunnen vanuit Outlook Exchange in de CRM-software geïntegreerd worden.
  • Het iCAL-formaat voor eenvoudige gegevensuitwisseling wordt ondersteund.

Taken en taakherinneringen

Taken kunnen geprioriteerd, gedelegeerd, gecategoriseerd en van een herhalingsschema voorzien worden.
  • Met de CRM-software worden onder andere aanvragen, reclamaties en serviceverzoeken beheerd.
  • Taken kunnen als taakherinneringen met alarmering worden aangemaakt en in de kalenderweergave worden geïntegreerd.
  • Taken kunnen worden gedelegeerd aan andere medewerkers en kunnen worden gevolgd.
  • Op de vervaldatum worden de juiste medewerkers met de alarmfunctie geïnformeerd.
  • De bewerkingsstatus van een taak wordt in procenten weergegeven. Ook de bewerkingsduur van een taak is zichtbaar.
  • Taken en taakherinneringen kunnen prioriteit A, B en C krijgen.